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■つねに一定のペース配分を心がける

一番大事なことです。プロジェクトをかけ持ちする人は陸上競技で言えば、マラソンに参加しているのと同じです。ゴールは地平線のはるか先にあり、ひとつのプロジェクトの終了はゴールではなく、給水地点にすぎません。

マラソンランナーは給水地点のたびにスパートなどはかけないでしょう。しかし、仕事の場合はそのことをつい忘れて、スパートをかけてしまうものです。プロジェクトの終了はゴールではないので、また目の前に新しいプロジェクトが出現します。

吉田の例で言うと、待機プロジェクトをふくめて一度もゼロになったことがありません。本の出筆が終わった。次はプロジェクトAだ！ プロジェクトAが終わる前にプロジェクトCが入ってきた。プロジェクトは数珠つなぎに現れます。

平のサラリーマンの場合は、上司が仕事を割り振らなければ、ひとつのプロジェクトの終了で一息つくチャンスがありますが、個人事業主やリーダーの立場にある人は、次から次へと話が持ち上がります。

だから、どれほどプロジェクトが立てこんでも、ペースを乱さず、仕事のサイクルを維持するようにしなければなりません。

■解決策は、劣等順位を決めること

P.F.ドラッカーがいうように現代の知識労働者の最大の問題は、時間が足りないことです。どれだけ時間をやりくりし、タスクを管理しても実行すべきタスクの量に対して時間はいつも足りません。

こういう場合は物事の優先順位を決めればいいと考えられますが、優先順位はなかなか決められないものです。タスクの処理基準は、「緊急度」と「重要度」で決まります。優先順位だけで決めてしまうと、緊急度の高いものがついつい高い優先順位になります。緊急度だけで優先順位を決める弊害は、「重要だけど緊急じゃない」ことがおろそかになることです。

だから一番いいのは、劣等順位をつけることです。劣等順位をつけることで、今やらなくてもいいことを後回しにできます。GTDでいえば、「いつかやる」リストに相当します。

「いつかやる」リストほど後回しにしなくてもよいですが、一時的にやらなければならないことから外せれば目の前のことに集中できるようになり、「重要だけど緊急じゃないこと」にもしっかりと目がいきます。

タスク管理の肝は、まずすべてのタスクを紙などに書きだして、タスクの総量を把握することですが、実行段階においては劣等順位をつけて、今やるべきでないことを明確にすることです。

また、くり返しになりますが、常に一定のペースを心がけ、決して無理をしないことです。無理は一時的にはよくても、さまざまなツケを払わされることになります。