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　ToDo管理術は時間管理と並んで、あなたの人生観、生活などに大きく影響を与えるものです。吉田もいろいろと試してきましたが、 時間管理術は実はToDo管理術だということに気づきました。時間管理術の解釈については、また別の機会に触れるとして、 今回はToDo管理術を掘り下げてみたいと思います。

　GTDを実戦し、ToDo管理にある種の方向性を与えたのはいいですが、自分の中の疑問を解消できず、 ネットで他の人の管理術を色々見てみました。その結果、以下の共通点があることに気づきました。

　ToDoを漠然とした内容から、実行可能な単位まで分解するというのは、GTDでも推奨している方法です。単に「企画書を仕上げる」 とするより、「○○の調査をする」、「企画書の概略を考える」、「企画書を書く」など自分が実行可能な単位まで分解することは重要です。

　次にキーになっているのは、優先順位分けとカテゴリ分けです。優先順位については「緊急だけど重要でない仕事と、 重要だけど緊急じゃない仕事」で触れました。短いスパン(例えば今日明日)のToDoの優先順位をつける場合、 締切りの存在が無意識に優先順位を押し上げます。例えば、締切りが2週間後だけど実は重要なタスクと、 余り重要ではないが締切りが明日のタスクがあった場合、優先順位は締切りが近いほうに割り当てられます。
　締切りを守るという観点では正しい選択だと思いますが、吉田は締切りと重要度は別の概念なので、分けて考えるべきだと思っています。 先のエントリーでもそのことについて触れていますが、より具体的な基準は下記の通りです。

(1)重要度による評価

• 1=自分にとってとても重要
• 3=ニュートラル
• 5=あまり重要ではない。乗り気がしない
• はじめは5を設定する。通常のタスクは3になる。

(2)締切りによる評価

• ToDoの中で締切りの決まっているものは、リストの横に締切りを書く

(3) 並び替えをする

• PalmのToDoを利用している場合は並び替えを「期日、優先度」にする
• まず締切り順に並べる
• 次に同じ締切りで重要度の高いものを上に持ってくる

こうすることで、重要度と締切りの双方で管理することができます。優先順位が高いにもかかわらず、期日が決まってないものは、 タスクそのものを見直し、それでも重要であると思うなら、いつまでに実行するというのを明らかにします。実はこれは重要な事だと思ってます。

　さて、ToDo管理の双璧であるカテゴリー分けですが、これは次回触れたいと思います。

■参考サイト：

• ビジクリ　…… ToDoの優先順位の付け方、カテゴリ分けについて
• 建設技術者の走り書き …… Palmwareを活かす
• NDIKI……… Palmwareや紙などを使い、GTDの実践術が書かれている