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　そもそもカテゴリーに分けるというのは、どういう意味を持つでしょうか？　goo国語辞書(三省堂大辞林)によると次の通りです。

〔「書経（洪範）」の「洪範九疇」の語による井上哲次郎の訳語〕
(1)同じ性質のものが属する部類。部門。領域。カテゴリー。
「同一の―に属する要素」「美的―」
(2)〔哲〕〔(ドイツ) Kategorie〕実在や思惟の根本形式。概念のうちで最も一般的・ 基本的な概念。
(ア)アリストテレスで、事物を述語へと一般化する究極のもの。最高類概念。実体・量・質・関係・場所・時間・位置・状態・能動・ 所動の一〇項目。
(イ)カントで、経験的認識を得るための悟性の働きの形式。量（単一性・数多性・全体性）、質（実在性・否定性・制限性）、関係（実体・ 原因性・相互性）、様相（可能性・現存性・必然性）の四項一二目。悟性概念。

(2)は大分哲学的な概念が混じってますので、一般的には(1)が使われていると思います。つまり、 「同じ性質のものが属する部類」と解釈するのが一般的だと思います。

　ToDoをカテゴリ分けすると言うことは、似たようなタスクを整理するという意味を持ちます。こうすることで、 乱雑としたToDoを整理し、あとで検索しやすいようにします。
　ToDoは、人によっては予定表以上にチェックする頻度が高いリストです。実際吉田がPalmを開くとき、 ToDoの確認が7割を占めます。これだけ頻繁に見るのですから、なるべく目的の情報を参照しやすくしておく必要があります。

　しかし、カテゴリをどう設定するかは難しい問題です。関連するプロジェクトでまとめる、「買い物」 などの行動でまとめる、GTDのように状況や性質でまとめる。いずれの方法をとるにせよ、 明確な目的を持たせなければカテゴリ分けはうまく行きません。

　吉田が現在GTDを実戦しているので、ToDoは物理的アクションリスト、プロジェクト、連絡待リスト、 いつかやるリストに分けられています。それぞれのカテゴリを大まかに説明すると

• 物理的アクションリスト……実行可能な単位まで分解されたToDo
• プロジェクトリスト…………複数のアクションが必要なToDo
• 連絡待ちリスト……………誰かに委譲、連絡したタスクのうち連絡が必要なもの
• いつかやるリスト…………優先順位は低いが、そのうちできたら良いと思っているToDo

　GTDのカテゴリ整理ではすぐにやる必要がないもの、いつかできれば良いと思ってるToDoは「いつかやるリスト」 に分類します。ここに書いておけば、ひとまず頭の中に残ってて、それに気を取られることはなくなります。
　そのままでは実施することが漠然としているToDoは、「プロジェクトリスト」に分類します。
　「物理的アクションリスト」は「電話を掛ける」、「ボールペンを買う」など、 実際の行動単位まで分解したToDoをここに分類します。プロジェクトも実施段階では、複数の物理的アクションリストに分解されます。

　ToDoを実行可能な単位＝物理的アクションリストまで分解するのは、GTDの特徴です。ToDoをここまで分解する理由は、 漠然としたToDoだとなかなか重い腰が挙がらないので、実際に動き出せるように明確な行動として再定義するためです。
　ToDoリストの中でも項目が多くなりがちが物理的アクションリストをどのようにカテゴリ分けするかは、難しい問題です。
　さて、ここで吉田のカテゴリ分けを書いておきます。

• Project…………プロジェクト。シンプルぱっと２とかは別カテゴリを新設
• 未入力Project…Projectのうち、マインドマップ化されてない新規項目
• ToDo(外)………外出時に実行可能な物理的アクション
• ToDo(室内)……室内にいるときに実行可能な物理的アクション
• ToDo(休日)……休日の室内にいるときの物理的アクション
• ToDo(疲労時)…疲れてるとき、気力がないときの物理的アクション
• いつかToDo……そのうち実施する予定のToDo
• 防備録リスト……プロジェクトに昇華してないProjectのうち、重要なもの
• 連絡待…………誰かに委譲したタスクのうち、連絡待ちのもの
• 目標(長期)……長期スパンで実現したい目標(およそ5年〓10年スパン)
• 目標(2006)……今年1年で実現したい目標

　物理的アクションリストは、4種類用意してあります。吉田の場合、状況とエネルギーによってカテゴリ分けしてます。 人によってこの辺のリスト分けは異なると思いますが、吉田の場合、家にいるときはシンプルぱっと２や執筆、 シンドロームの仕事がありますので、上記のような状況分けをしてます。

　ちょっと変わったところでは、目標カテゴリでしょうか。多くの自己啓発本では、「長期的な目標を持て」 と枕詞のように出てきます。確かに長いスパンでの目標を意識しないと、その場の状況に流されてしまいます。そこで、 最近このようなカテゴリを作ってみました。
　ToDoではなく、メモでも良いのですが、一番目にする機会の多い場所なので、ここに分類してます。

　吉田はToDoリストはPalmに入れてるので、このリストを電車の待ち合わせなどちょっとした隙間時間に必ず見るようにしてます。 特に朝は15分くらい見ておいた方がいいでしょう。

　ToDo管理術の締めくくりとして、今日のToDo管理について触れたいと思いますが、これは次回と言うことで。