割り込みの仕事のさばき方

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 すべてが予定通りにいけば万々歳ですが、現実は予定通りに行かないのが常です。ここでは仕事・タスクに限定して考えますが、 仕事の予定を狂わせる要因は多々あれど、その中でもトップクラスの要因は「割り込み仕事」 だと思っています。

 本来の予定にない「割り込みの仕事」というのは、いろいろなものがあります。

  1. メールや電話による連絡
  2. 急な仕事の追加
  3. 第3者のフォロー
  4. 第3者の介入(吉田の場合、子供が邪魔します)
  5. 不意に締切のある仕事を思い出した

 5番目のはGTDでタスクをコントロールしていれば、締切を間違うことがありません。本来の締切りよりも早まった場合は、 4番の第3者による介入が原因といえます。では、それぞれのケースへの対処方法を考えてみます。

(1)メールや電話による連絡

 メールや電話による作業の中断はたびたびあることだと思います。自分の仕事の役割によりますが、 メールや電話(相手が分かる電話のみ)は後回しにしてもいい場面があります。
 特にメールの場合は、自分のペースで回答できるコミュニケーションツールです。メールが着信したらすぐに返答する必要はありません。 本当に緊急であれば、電話を使うはずです。

 吉田はメールチェッカーを使い、件名によりすぐに処理する必要があるかを判断します。すぐに処理すべきと考えるメールでも、 一言レスをつければ済むメールは、その場で処理しますが、いろいろと検討したり、長々と文章を書く必要がある場合は、 仕事が一区切りするまで放置します。
 電話の場合は、状況によります。例えば誰か人と会っているときは、 電話を無視しても良いと思います(実際に会っている人と電話をしてきた人の比較が必要)。

(2)急な仕事の追加

 割り込みの仕事の大半がこれに当たると思われます。この場合は、追加の仕事の内容を書き留め、 GTDでいうところのInBoxに押し込みます。で、処理する必要があると考えるなら、次の手順で処理します。

  1. 締切りはいつか?
  2. 仕事の重要度はどの程度か?
  3. 締切りが近い場合は、すぐに取りかかるべきか?
  4. すぐに取りかかる必要がないなら、あとはGTDのタスクと同じように処理する

 すぐに取りかかる必要のある急ぎの仕事の場合、通常は現在進行中のタスクを中断する必要があります。 1日に処理するタスクはリストに書き出されていると思うので、そこに追加されたタスクを書き込みます。この段階で優先順位を見直します。

 すべてを処理できるだけのキャパシティはない場合、その日実施予定のタスクを削ることになります。 リストとして放置しても良いのですが、それでは未処理のタスクがToDoリストにたくさん残り、やる気もなくなります。
 マーカーペンなどを使い、本日実施予定だったタスクのうち、後日にまわしても支障がないものを消します。 すると見かけ上は実施済みタスクが増えます。これでその日に処理すべきタスクの量にげんなりせずに済みます。

 この時、割り込みの仕事の代わりに後日まわされたタスクは、翌日以降処理するようにします(だからマーカーペンなどを使います)。

(3)第3者のフォロー

 これは仕方がないですね。組織にいる場合の常です。

(4)第3者の介入

 (3)との違いは、新たな仕事を押しつけられるわけではない点です。吉田の場合は子供が「遊んで」と来た場合ですが、 これに対する有効策は余りありません。とりあえず、嫁などにフォローを求めるか、嫁が役に立たない場合は、 相手が納得するレベルまで付き合い、速やかに仕事に復帰します。

 割り込みの仕事は色々あると思いますが、「割り込み」=「緊急で重要な仕事」と考えずに、まずは分析することが肝心だと思います。

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