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　1日のタスクをリストアップする方法については過去に以下のエントリーで取り扱っています。

• ToDo管理術 -その1
• ToDo管理術 -その2
• ToDo管理術 -その3

　人によってタスク管理、ToDo管理のやり方があると思います。 これについてはそれぞれの人が自分にあったやり方を見つける必要があります。PCベース、紙ベースは関係ありません。

■1日のタスクの決め方 (吉田の場合)

　吉田のスタイルは、Palmで管理しているToDoから、その日にやるべきリストを抜き出すことからはじまります。 1日のタスク管理は紙のメモ帳で行っています。

1. 紙のメモ帳を取り出す
2. PalmのToDoを見直す(アクションリスト)
3. 昨日の紙のメモ帳の残件を見直す
4. 紙にToDoを書き出す

これだけです。リストの書き方は色々ありますが、吉田はバブルマップを使っています。

　このスタイルにして数ヶ月が経過していますが、ひとつおもしろいことに気づきました。割り込みがバリバリ入った日を除くと、 リストアップした項目の8割方を消化している日が多いという事実です。その日に何を何をヤルかを決めるには、優先順位、期日、作業時間、 見積もり作業時間などの要素を考慮する必要があります。

　例えば、1日8時間の作業時間しかないのに、16時間もかかる作業をこなすには無理があります。 作業時間は1日ごとに大きく変化するものではないので、ほぼ決まった時間になります。また、やらなければならないこと、 やりたいことは管理されたToDoリストをしばらく眺めていればすぐに浮かぶはずです。

■作業にかかるおよその時間

　ここで問題になるのは、各タスクをこなすのにかかる「見積もり作業時間」です。 1時間程度で終る作業もあれば、数日を要するものもあります。 GTDではワンアクションで実行可能な単位までToDoを分解することが推奨されていますが、 各アクション(分解されたToDo)にどの程度の時間を要するかまでは分かりません。 実際に作業にかかる時間は自分にしか分からないためです。
　「見積もり作業時間」は、経験を積むことで過去に似たような作業にかかった時間から、およその時間を算出できるようになります。

　すると、1日のタスクは精度の高いものになっていくはずですが、終ってみると消化率が8割程度にとどまります。 すべてのリストを消化しきったことはほとんどありません。これはなぜでしょうか？

■生産性に関する謎

• 休憩時間(昼食等ではなく、ちょっとネットを見て気分転換をするなど)
• 疲労による生産性の低下が考慮されていない
• リストの消化率が高まった場合、本能的にセーブされる(緊張感、気がゆるむ)

　さまざまな要因が考えられますが、吉田は一番最後の本能的なセーブ機能が働いているのではないかと思います。
　100％すべてをこなそうとすれば、疲れます。たまに経験するのですが、高生産性を維持したまま8時間フルに働くと、 ものすごい疲労感(肉体的もしくは精神的)に襲われることがあります。食事や入浴などの休憩を挟んでも、睡眠による長時間休憩を入れない限り、 回復しません(参照：メンタルタフネス)。

　常に全力投球ができ、しかもその反動がないなら最高ですが、残念ながら人間には調子の波があります。全力投球は肉体的、 精神的にエネルギーを大きく消耗するため、次のアクションが取りづらくなります。このことを経験的にしっていて、80％ ぐらいタスクを消化した時点で、気のゆるみなどブレーキがかかるのではないかと思っています。
　もうひとつの理由として、すべてのタスクをこなしてしまうと、空き時間ができる可能性が高く、その調整も含めて2、 3余計なタスクが追加されている可能性もあります。