重要な情報はノート型手帳にまとめよう
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会社員からフリーランサーに代わり、情報管理の仕方も変わってきました。
スケジュールやToDoデータは相変わらずPalm(PDA)で管理してますが、
プロジェクトそのものは紙に印刷したマインドマップやガントチャートで管理しています。
スケジュールやToDoは書き換え可能で、移動時に携帯できる方が都合が良いため、今までのやり方を通しています。
では、それぞれのケースで考えてみたいと思います。
●パソコン上でしか価値のない情報
- 紙Copiなどを電子媒体で保存できるソフトを利用
- ウェブサイトのスクラップや、ソフトウェアのライセンスキーなど
- とにかく容量や手間を気にせずに蓄積できるようにする
- 保存場所を気にしなくて良いようにする(1箇所に蓄積)
- 検索はGoogleデスクトップで
- 吉田は子供のスナップ写真もここにまとめている
- 定期的なバックアップは取ること(後で泣かないため)
- 動画のように容量の大きなものは含めない(DVDに入らなくなる)
●ソフト設計情報など資料的な価値のあるもの
- いつかは不要になるが、さしあたってメモ書きよりも立場が上の資料を指す
- 設計の検討には、A4コピー用紙。不要になったらすぐに捨てられるため
- 設計の決定稿は後々の資料とするため、A4無地のルーズリーフに書く
- ルーズリーフはいらないページや、必要なページの差し替えが容易
●クリアファイルの利用
- A4コピー用紙に書いた資料の内、保存の必要なものを格納
- プロジェクトや顧客毎に分けて保存が可能
- 穴を空けなくても入れられる点が便利
- ルーズリーフへの保存に比べると、一段下の立場
●永久に保存したい文章・資料
- 無地の携帯可能な手帳型ノートブックを利用(モレスキンなど)
- 見開き2ページにひとつのテーマについて書く
- アイディアになりそうな小ネタは裏表紙側から箇条書きで書ける
- 邪魔にならずに携帯できる
- 吉田は、税金の記帳指導のメモなどを保存
- クリアファイルと違い、すべてが1冊に記録されているので探さずに済む
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