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　一般的に利用されるコミュニケーション手段は下記の通りです。メール術を考える前に、基本をおさらいしておきましょう。

■一般的なコミュニケーション

1. 直接会う
2. 電話を掛ける (スカイプ含む)
3. 電子メールを利用する(ファックス含む)

　数字が小さくなるほど緊急性や重要度が上がっていきます。

(1)直接会う

　ビジネスに限らず、直接会って話をすることは電子メールや電話よりも重要度は高くなります。直接会うには、 相手の時間と場所を制約するからです。その分エネルギーを裂かなければならず、 どうでもいい相手にこれほどの労力は掛けられません(相手の立場からも)。

(2)電話を掛ける

　電話は会うことに比べれば労力を必要としませんが、相手の時間をリアルタイムで制約します。メリットデメリットは様々ですが、 相手の時間を相手の都合にお構いなしに制限するわけですから、それなりに重要な話か、緊急性がともなっています。

(3)電子メール

　電子メールやファックスは、相手の時間も場所も制約しません。相手は好きなときにメールを読むことが出来ます。送る方にしてみれば、 送った直後に返信を求めてはいけません。
　常識的な返信期限はあるものの、即応性のないメディアといえます。

■仕事のパフォーマンスを上げるメール術

　メールを頻繁にチェックすると言うことは、電子メールの利点や特性を一切無視すると言うことになります。 そうは言っても「顧客のメールにはすぐに答えなければ」という意識が営業職を中心にあるかもしれません。 それでもメールに即応する必要はないと考えます。
　電話番号を公開していないならともかく、緊急性のある連絡はメールではなく電話で来るためです。もし、 緊急性のある内容がメールでくる場合には、電話番号を教えて電話してもらうようにしましょう。

(1)メールチェッカーは利用しない

　メールチェッカーは一見すると便利ですが、大抵のメールチェッカーはサーバーに届いたメール全てに反応します。 スパムやメルマガにも反応するため、どうでもよいメールが来る度に仕事の邪魔をされることになります。

(2)メールをチェックする時間を決める

　1日に何回かメールをチェックする時間を決めます。例えば、AM10:00、PM1:00、PM4:00など。 日に数回決まった時間にチェックすれば、たいていの場合は事足ります。
　チェックの間隔は人それぞれですが、最低でも1日1回以上見ていれば事が足ります。ただし、あまり細かくしすぎないように注意が必要です。 最低でも仕事が一段落できる区切りのいい時間にしましょう。

(3)どうしてもマークしておきたいメールは携帯電話に転送する

　携帯電話にも電子メールを受信する機能はあります。携帯のメールは着信すると音が鳴ったり、バイブで知らせてくれます。 PCの電子メールとの最大の違いは、着信を能動的に知らせてくれる点です。
　PCで受信するメールのうち、着信したらすぐに知らせて欲しいメールは、転送機能を使って携帯電話に通知するようにします。 転送機能はプロバイダーやメーラーについている機能を利用しましょう。これは人によって異なるので具体的な説明はしません。
　メール転送専用のサービスもあるため、興味のある人は調べてみてください。

　重要なことは目の前の仕事にいかに集中できる環境を作るかと言うことです。 メールに振り回されて仕事に集中できない場合は、是非実践してみてください。