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■週次管理シートとは？

　週次目標管理シートとは、吉田が勝手に命名した1週間スパンのToDoリストです。 1週間というのはどのような職業の人にとっても非常に区切りのいい単位で、長すぎず短すぎず、人間が管理しやすい適度な期間といえます。

　フランクリンプランナーでも、1週間単位の予定を立てることを推奨してますし、 GTDでも週に1回レビューを行うことを推奨しています。何より、世の中の暦は1週間をひとつの単位としていますので、 実生活にも無理なく利用できる単位です。

 

上の画像が吉田が利用している週次目標管理シートです。無地のシートは下記からダウンロードできます。

週次目標管理シート (PDF 14.1 KB)

このシートには下記の内容を書き込み管理します。

(1)週間予定

　右上に日付と予定の記入欄を設けてあります。あらかじめわかっている予定を記入してあります。もちろん、手帳との併用もしますが、 まとまった時間を取られる上、日付が決まっているものをあらかじめ書いておきます。

(2)Blogに書く予定の記事

　ブログのネタを書いておきます。もちろん、この通りに書く必要はありませんが、週末の時点で、ネタをあらかじめ決めておくと、 記事を書く際にあまり悩む必要がなくなります。

(3)緊急に対応する必要がある項目

　その週の管理シートを作った後に発生した重要事項を記入しておきます。たとえば、クレーム対応や、急な用事です。優先順位としては、 緊急かつ重要に当たる内容だと思ってください。

(4)その週に実施するプロジェクト・投資タスク

　その週に実施する予定の各プロジェクトのタスクや、投資(重要だけど緊急ではないこと、 フランクリンプランナーにおける第2領域)タスクを管理します。
　ひとつにつき10のタスク、計3つのプロジェクトが記述できるようになっています。 ここには別途用意してあるプロジェクト管理シートなどから、その週に推進すべきプロジェクトを選び、実施すべきタスクを記述していきます。

　1日のタスクはこの中から選んで実施する形になります。終わったタスクは黒塗りにするなどはっきりと進捗が目に見えるようにします。 吉田の場合、終了日とかかった時間も合わせて記録しています。

(5)重要ではないが実施すべきちょっとしたタスク

　例えば、何かを買いに行くとか、整理整頓などがここに含まれます。あまり重要ではないけど、 実施したい優先順位の低いタスクがここに記述されます。

(6)その週の反省

　週次レビューの際に利用します。その週の評価をしておかないと、次につながりませんので、 推進できなかったプロジェクトなどがあれば、何で進捗が芳しくなかったかなど出来事、感想などを率直に記載します。
　また、併せて、翌週の予定を立てる際のメモ欄としても利用します。

■週次目標管理シートの作り方と効能

　やり方はきわめてシンプルです。

(1)その週の予定を記載
(2)推進するプロジェクトの決定
(3)各プロジェクト内で実施するタスクの決定
(4)重要ではないタスクの決定

　これだけです。前提条件として、GTDでいうところの週次レビューが行われ、すっきりしていることが条件です。また、 推進すべきプロジェクトなどが明確に定義されている必要があります。
　ここでやるのはあくまでも、その週に実施するタスクの選定です。

　週次目標管理シートの最大の効用は、その週に行うべきことはこのシートをみればすべて把握できるという点です。つまり、 日々のタスクに落とし込む際に、大本のプロジェクト管理まで立ち戻らなくても、やるべきことが把握できると言うことです。
　実行可能な単位のタスクを扱うことになるので、膨大なToDoリストと向き合っていやになることもありません。

　その代わり、週次レビューはきちんとこなし、全体の進捗との帳尻あわせをする必要がありますが。