1週間という単位
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仕事をしていると「1週間」という単位について、つくづく考えさせられます。吉田はスケジュール管理にGTDを利用していますが、 GTDの肝は週次レビューとよばれる1週間のタスクを見直す行為です。 フランクリンプランナーで有名なコヴィーも著書の中で1週間単位で物事を考えることを推奨しています。
しかし、週間という単位は仕事をする上で重要な単位ではありますが、多くのプロジェクトは1週間でケリがつくものではありません。 吉田のプロジェクトを例にとると、シンドローム2は純粋な開発期間として1年2ヶ月掛かっています。 シンプルぱっと2はリリースまで2年近く掛かってます。
では、1週間とは仕事をする上でどういう意味を持っているのでしょうか? ちょっとスケジュール管理の観点から考えてみたいと思います。
■仕事における1週間という単位とは?
(1)人間が把握できるぎりぎりの日数
人間が記憶にとどめることのできる数(マジックナンバー)は、7つと言われています。奇しくも1週間の日数と同じです。
この範囲であれば、ほとんどの人がスケジュールやその週にやるべきタスクを把握できます。
これが1ヶ月(30日)、3ヶ月(90日)、6ヶ月(180日)と増えていった場合はどうでしょう?
今日から40日以内にすべきことをすぐに言えますか? よほどしっかりスケジュールを管理している人でないと、
先々の細かいタスクの管理はできないでしょう。
だいたい3ヶ月後に納期があるといった、漠然とした把握にとどまると思います。もちろん、 ガントチャートなどのプロジェクト管理ツールをきちんと活用して先々のスケジュールまで決めている場合は除きます。
(2)必ず休日を挟むので、リセットできる
ほとんどの人は1週間に1日か2日の休日があります。ただ、だらだらと日々を過ごすより、メリハリがつきます。
サラリーマン時代には休日出勤を含めて、かなりの超過勤務をしたことがありますが、
この状態はすべてが連続していて本当に能率がアップしていたのか疑問でした。
フリーになってすぐの頃、休みなしで働きましたが、徐々に作業効率が落ちてきました。結局、精神的に疲れてしまい、 ある時まったくやる気が出ずに丸1日さぼってしまいました。
リセットは肉体的精神的にも必要な行為です。
(3)プロジェクトの実行単位
計画的に物事を進めるには、プロジェクトの計画書を作成する必要があります。よほど簡単か習熟した作業内容以外は、
計画時に1週間単位でスケジューリングするのがほとんどです。
以前行ったプロジェクトとまったく同じことをするのであれば、正確な計画書が作成可能ですが、
たいていの知的労働はまったく同じプロジェクトは存在しません。どこかが違うのです。その誤差を1週間という単位を使って補正します。
とりとめもなくあれこれと考えてみましたが、1週間という単位はタスクを把握するという観点からも、都合の良い単位のようです。
ただ、1ヶ月を1週間単位で考えると、だいたい4週間から4週間半しかありませんから、 あれこれタスクを詰め込むとすぐに時間が足りなくなってしまいます。実際、吉田もシンドローム2のプロジェクト、 その他のプロジェクトを1月から3月に詰め込み、終わらなかったスケジュールもあります(詰め込みすぎです)。
また、1週間単位でプロジェクトを推進していると、時間の経つのがものすごく早く感じられます。気がついたら3月になってました。
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