紙と電子データの利点と欠点
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パソコンが身近なものになり、あらゆるデータが電子データで処理されていますが、
我々の周りには依然としてペーパーメディアであふれています。どちらにも長所と短所があり、どっちがよいかは一概には言えません。
ただ、タスク管理という視点に立った場合はどうでしょうか? 個人的なスケジュール管理、タスク管理の視点で紙(ペーパーメディア)と、
電子媒体を比較してみたいと思います。
■ペーパーメディア
利点
- 特別な道具が不要
- 自由にレイアウトが可能
- 一覧性に優れている
- どこにでも携帯可能
- いつでもどこでも閲覧可能
欠点
- 電子媒体に比べるとかさばる
- 完全な複製が作れない (コピーが劣化する)
- 紛失や消失のリスクがある
- 気軽に編集できない (えんぴつで書いても消す必要がある)
- 紙質によっては、黄ばみなどの経年劣化が目立つ
- ペーパーメディアの配布には、物理的な移動コストがかかる(郵送など)
- 動画や音声が扱えない
■電子媒体
利点
- 複製が容易
- 大量のデータをわずかなスペースで保存できる
- ネットワークを通じて、簡単に転送でき、移動コストが紙媒体よりも安い
- 編集が容易
- 動画や音声など、動きのあるメディアを扱える
欠点
- 情報漏洩のリスクが高い
- データの再生には、特別な機器が必要
- HDDなど、保存したメディアが壊れる可能性がある
- 一覧性がペーパーメディアに比べると低い(特にモバイルデバイス)
- 格納デバイスによっては、携帯性が著しく低い(特別な再生機器を必要とする場合など)
上記は一般的な用途の利点と欠点も含めてあります。これをスケジュール管理や、タスク管理の視点で見た場合はどうでしょうか?
■スケジュール管理では?
個人的にいろいろ使ってみた結論ですが、ペーパーメディアが優勢です。理由は下記の通りです。
- ペーパーメディアの一覧性と携帯性が最大のメリットとなる
- ネットワークサービス型のスケジュール管理システムは、ネットに繋がる環境とパソコンが必要。いつでもどこでも見られないのは、 致命的
- PDA、スマートフォンタイプのスケジュール管理ソフトは、携帯性には優れるが、閲覧性が乏しく使い勝手が悪い
- より長いスパンで計画を立てる場合は、特にペーパーメディアの方が閲覧性が高い分有利
■タスク管理では?
タスク管理の場合は、ペーパーメディアと電子媒体を比較すると引き分けです。ただし、 ネットワークサービスを利用するタイプの電子媒体は、圧倒的に紙媒体の勝ちです。理由は下記の通りです。
- タスク管理は暇なときに眺められるのが望ましい。
- いつでもどこでも新規タスクを入力できる方が望ましい。
- そこそこの閲覧性が必要。
- タスクの数が多い場合は、PDA、スマートフォンでは管理できない。
- タスク管理は常に目につくところにある必要がある。
- ネットワークサービスの場合、携帯できないためタスク管理には向かない。
紙媒体と電子媒体、どちらを主とするかは自分自身のライフスタイルや仕事の環境によりますが、 ほとんどの場合はまだまだ紙媒体が優勢だと思います。GMailなどのツールを無理に自分に合わせるよりは、 紙媒体をカスタマイズした方が生産性は高くなるかもしれません。
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