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今回は管理とバックアップについて考えてみたいと思います。HDD内のデータをどう管理するかは、その人の性格や考え方によりますから、その手法については今回は触れません。

今回のテーマは、どのような種類のデータはきちんと管理すべき(バックアップも含む)で、どのような種類のデータは管理しなくてもいいかというものです。

なお、一般論に落とし込むと、抽象的になるため、吉田の場合を例に挙げます。

■管理が必要なデータ

管理が必要なデータとは、「保存場所が決まっている」、「データバックアップが必要」、「変更履歴管理が必要」、「共有データ」などです。つまり、なくなると困るものと考えてください。
この中でも段階があり、最も重要度が高いものは「変更履歴管理が必要」なものです。

変更履歴管理が必要なデータ

どこをいじったかが明確になっている必要があるため、場合によっては専用のソフトが必要になります。

• 領収書などの税務文書 (電子管理するにはタイムスタンプが必要です)
• ソースコード(バージョン、リビジョン毎の変更をきちんと管理する必要があります)
• 定款など公式文書

頻繁なバックアップが必要なデータ

  毎日、毎週など、定期的に物理的に独立したメディアにバックアップが必要なデータです。仕事上必要な文書やデータがこれに当たります。

• 帳簿類
• 台帳
• 「変更履歴管理が必要なデータ」 (上記)
• 契約文書
• 仕事で作成した各種ドキュメント類
• アドレス帳(メール等)
• MetaTraderのテンプレート

バックアップが必要なデータ

消えると困るが、あきらめがつくデータがこれに当たります。

• インターネットブラウザのブックマーク
• IMEの辞書データ
• ネット上で集めたドキュメントや画像データ
• デジカメ等で撮影した写真データ (本来であればDVD等に焼いた方が良いですが)
• 競馬データ (チェック馬、過去オッズなど。なくなると困るので、定期的にバックアップします)
• 各種テンプレート (文章のひな形など)
• 年賀状データ
• 各種設定データ

共有が必要なデータ

  複数の人で利用しているデータは、共有の仕方にもよりますが、時にバックアップが必要です。しかし、ネットサービスの中には、データに冗長性を持たせてあるので、バックアップが不要な場合もあります(例えば、DropBoxなど)。

ただ、他の人も利用することを考えると、データ保管場所の整理はきちんとしておく必要があります。

■管理が不要なデータ

別に消えても構わないデータ等がこれに当たりますが、意識すべきはネットからダウンロードしたファイルや、圧縮されたファイルを一時的に解凍したファイルです。これらは基本的に管理しなくてもいいものですが、放っておくとHDDの容量を圧迫したり、あっちこっちに残骸のように散乱することがあります。

ダウンロードするフォルダ、一時的なファイルを置くフォルダを決めておき、不要になったら捨てるというスタイルが結構楽ちんです。

 

パソコンを使って生産性を上げるには、データ自体の取り扱いにも気をつけたいところです。