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■タスク、プロジェクト管理の要点

知的労働者にとってタスク管理は生命線といえます。それは決まった工程ではなく、日々発生するさまざまな問題を頭の中で処理しなければならないためです。

どのようなツールがいいかは、その人の生活や仕事のスタイルによって異なります。ですから、自分にとってベストな方法が、人にとってベストな方法であるとは言えません。

また、タスク管理の手法として、GTDやS.R.コヴィーの「フランクリンプランナー」などさまざまな手法(ツール含む)がありますが、これも万人向けではありません。

大事なのは、自分の仕事や生活のスタイルの中に、これらの手法のエッセンスを取り込み、自分でツールなどをカスタマイズすることです。

■紙ベースとデバイスベース

吉田が会社勤めをやめたのは、4年前の2007年7月です。そこから完全に個人事業主として仕事をし、2011年5月に株式会社を設立しました。会社を作っても、実体は個人事業と代わりありませんけど。

吉田の仕事は、自宅兼事務所で行われ、たまに外で人にあったり、一人で情報の整理をしたりしています。また、複数のプロジェクトが同時進行で、並行して進められているのも特徴のひとつです。

このような中で、求められたのはすぐに参照できるスピードと閲覧性、どこでも確認できるということです。

1週間にするタスクの内容は、自作のタスク管理シートに書き出し、それにチェックを入れながら仕事を進めます。これは紙に印刷したものを、A4のメモパッドに挟んで使います。タスク管理シートは常に手が届くところにあり、1週間のタスクの総量と進捗を比較しながら仕事が出来る環境になっています。

GTDにおけるインボックスに相当するのが、PDAでした。CLIEは外出時に常に持ち歩き、整理されたアクションリストと、思い立ったらすぐにタスクを入力できる環境を持ち歩いていました。PDAは持ち運びに便利な分、閲覧性に乏しいため、PC上でCLIEのToDoリストなどを閲覧できるソフトを使って、総括的な評価や整理をしていました。

しかし、CLIEはSonyがPDA事業から撤退して久しく、この部分の代替をさがしていました。たまたま持つことになった、iPhoneがCLIEの代わりを務めることになったのは自然の流れです。

■総合的なプロジェクト管理と、どこでも入力、閲覧できる環境の構築

いつでもどこでも同じものが見られるというのは、プロジェクト、タスク管理において非常に重要な要素です。そのなかで、さまざまなウェブサービスを試しましたが、AjaxベースのUIは貧弱ですし、必要な機能を備えていないものが多くありました。

そこで、PCで管理できるツールとして選択したのが、EverNoteです。類似のサービスの中からEverNoteを選んだ理由はただひとつ、多くのデバイスに対応しており、対応しているサービスやアプリが豊富だったことです。

PCベースでいくら使いやすくても、どこでも閲覧できたり、入力できなければ使えません。EverNoteも不備がたくさんありますが、こっちの方がましという消去法で決まりました。

さて、利用するツールは決まりました。実は、EverNoteはiPhoneを導入する1年以上前からプロジェクト管理用に導入しています。プロジェクト毎のノートを作り、それを印刷してタスク管理していました。

今回はこれをiPhoneでも見たり入力できるようにするのが主旨です。iPhoneにもEverNoteクライアントがリリースされているので、利用してみました。しかし、これは閲覧には向きますが、入力には大きな制限があり使えません。

とりあえずToDo管理ということで、Egretｌistというアプリを導入しました。このツールは見栄えは良いのですが、どう連携させればいいかはさっぱり分かりません。使い物になるかどうかは、現在評価中です。

Google Taskとの連携も考えてみましたが、低機能すぎて使えません。

どこでも入力できるというのは、今後も研究が必要ですが、とりあえずEverNoteの内容をiPhoneで閲覧できるので、すべてのプロジェクトリストをいったんEverNoteに移すことを検討中です。

吉田はあくまでも紙がベースにありますが、そのデータを作成するのはPCやiPhoneのようなモバイルデバイスからです。今はさまざまなプロジェクトの優先順位などを検討しなければならないのですが、しっくりこないまとまらないのも、これらのツールがうまく連携していないことが原因だと思っています。状況を整理するにも、はやく環境を構築する必要があります。

しかし、今後商売が大きく成長して、飛翔を雇う余裕が出来たとき、吉田のタスク管理は彼女らに任せられるものなのでしょうか？ たぶん、無理だと思いますし、秘書はそういう役割ではないのかなとも思います。いずれにせよ、複数の物事を効率して管理するやり方は再構築の時期に来ています。